O Pedido de Pagamento é a forma da entidade justificar o montante já recebido, e de ser reembolsada da restante verba aprovada para o projecto. A cada pedido de pagamento está sempre associado um relatório de actividades, que justifica as despesas que foram feitas e que estão a ser discriminadas.

Os relatórios de actividades e os pedidos de pagamento são submetidos exclusivamente através da área do coordenador, em formulário electrónico.

É possível apresentar apenas um relatório de actividades, sem apresentação de pedido de pagamento.

1. Na área do coordenador deverá escolher a opção “Criar novo relatório”;



2. Preencher todos os campos apresentados no formulário, de forma sucinta e objectiva;



3. No fim do preenchimento poderá escolher a opção “Gravar”, voltando mais tarde para rever ou corrigir a informação; ou a opção “Entregar Relatório”, enviando imediatamente o formulário para análise pela Ciência Viva (não poderá fazer mais alterações); ou prosseguir para “Criar pedido de pagamento”, que o levará para uma tabela financeira, caso queira apresentar despesas do projecto.

1. Depois de concluir o preenchimento do relatório de actividades, seleccionar a opção "Criar pedido de pagamento";



2. Preencher a tabela financeira com os dados dos documentos de despesa obtidos durante a execução do projecto. Caso o documento seja uma factura/recibo, repetir o "nº de factura" no campo "nº de recibo";



3. Justificar todos os desvios orçamentais no campo respectivo. Relembramos que a execução orçamental deve estar de acordo com o aprovado pela Comissão de Avaliação;



4. Depois de introduzir e verificar a informação de todos os documentos de despesa no formulário deverá escolher a opção "Entregar". A partir deste momento não poderá fazer qualquer alteração aos dados inseridos neste relatório.



5. Deverá de seguida imprimir os formulários que preencheu, através da opção "Imprimir" no Menu Principal. Deverá assinar e carimbar os formulários nos respectivos campos.



6. Juntamente com os formulários impressos deverá enviar cópias dos comprovativos de despesas por correio para a Ciência Viva, seguindo os seguintes procedimentos:



• Carimbar e preencher os campos do carimbo em todos os originais dos documentos de despesa (facturas, recibos e vendas-a-dinheiro, etc.). Todos os documentos de despesa devem ter o carimbo aposto na parte da frente do documento, mesmo que este seja de dimensão reduzida, de forma a inutilizá-lo sem o tornar ilegível. Se colocar vários documentos numa mesma folha A4, todos os documentos devem apresentar o carimbo individualmente.



A produção do carimbo é da responsabilidade da entidade


• Fotocopiar os documentos de despesa, depois de devidamente carimbados (só as fotocópias dos originais carimbados são elegíveis)



• Autenticar essas fotocópias com o carimbo ou selo branco da entidade proponente; (Se colocar vários documentos de despesa numa mesma folha A4 basta uma autenticação na folha A4)



• Enviar as fotocópias autenticadas para a Ciência Viva, juntamente com os formulários impressos e assinados, referindo o número e o nome do Microprojecto a que dizem respeito.

Os documentos originais permanecem na entidade proponente para eventuais acções de auditoria e fiscalização promovidas pela Ciência Viva ou outras entidades competentes.

Se aplicável, enviar também todo o processo inerente em termos de procedimentos de contratação pública (consultas, actas de abertura de propostas, relatórios de avaliação, adjudicações) e respectiva Ficha de Verificação de Procedimentos de Contratação.

Cabe à entidade proponente verificar a elegibilidade das despesas realizadas no âmbito do projecto, que apenas podem ser justificadas através de factura ou documento equivalente e respectivo recibo. É da responsabilidade da entidade o cumprimento de todos os imperativos fiscais e normativos legais que se aplicam a cada documento de despesa, sob pena de as mesmas não serem aceites pelos nossos serviços.