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Pedidos de pagamento e apresentação de relatórios financeiros
O financiamento das iniciativas de divulgação de C&T aqui previstas insere-se na medida V.6 do Programa Operacional Ciência e Inovação (POCI), no âmbito do Quadro Comunitário de Apoio III. Este tipo de iniciativas é comparticipado através do Fundo Europeu de Desenvolvimento Regional (FEDER), pelo que têm de ser cumpridos vários requisitos, nomeadamente ao nível financeiro.
Um Pedido de Pagamento é a forma da entidade ser reembolsada ou pedir um adiantamento para despesas até aí realizadas no âmbito do projecto.
Estes pedidos devem conter:
- Um Relatório Intercalar/Final justificando todas as despesas que estão a ser enviadas, de acordo com o modelo disponibilizado no link ‘Relatório Intercalar/Final e respectivo Pedido de Pagamento’;
O Relatório Intercalar/Final contempla um Relatório de Progresso de Actividades (ponto 6 do modelo disponível) que deve ser complementado com:
- um Relatório Intercalar de Actividades, sempre que possível em formato digital;
- no caso de ser o último Pedido de Pagamento, o relatório de actividades será um Relatório Final mais detalhado, que deverá também ser enviado em formato digital.
Sugestão de conteúdos para Relatórios de Actividades Intercalares e Final
- Fotocópias autenticadas de todos os documentos de despesas que constam do relatório (os documentos de despesa devem ser legendados de modo a serem contextualizados nas actividades);
- Extractos contabilísticos (folha de cofre ou impressão de programa informático da contabilidade), comprovativos da correcta contabilização de todas as despesas imputadas ao projecto;
- Extractos bancários da conta específica FEDER.
Pedido de Pagamento - Procedimentos:
1 - Carimbar e preencher os originais de todos os documentos de despesa (facturas, recibos e vendas-a-dinheiro);
Todos os documentos de despesa devem ter o carimbo aposto na parte da frente do documento, mesmo que este seja de dimensão reduzida, de forma a inutilizá-lo, sem o tornar ilegível.
A informação relativa à Medida tem de ficar na área útil do documento, mesmo que o resto do carimbo fique fora.
Se colocar vários documentos numa mesma folha A4, todos os documentos devem apresentar o carimbo individualmente.
Modelos de carimbo:
Carimbo (Outras Regiões) (ficheiro ZIP)
Carimbo (Regiões LVT) (ficheiro ZIP)
A produção do carimbo é da responsabilidade da entidade.
2 - Fotocopiar os documentos de despesa, depois de devidamente carimbados (só as fotocópias dos originais carimbados são elegíveis)
3 - Autenticar essas fotocópias com o carimbo ou selo branco da entidade proponente (se colocar vários documentos de despesa numa mesma folha A4 basta uma autenticação na folha A4)
4 - Enviar as fotocópias autenticadas juntamente com o Relatório Intercalar/Final para a Ciência Viva.
Os documentos originais permanecem na entidade proponente para eventuais acções de auditoria e fiscalização promovidas pela Ciência Viva ou outras entidades competentes.
Cabe à entidade proponente verificar a elegibilidade das despesas realizadas no âmbito do projecto, que apenas podem ser justificadas através de factura ou documento equivalente e respectivo recibo. Têm de ser cumpridos todos os imperativos fiscais e normativos legais que se aplicam a cada documento de despesa, sob pena de as mesmas não serem aceites pelos nossos serviços.
Relativamente à prestação de serviços, informamos que apenas poderão ser considerados elegíveis documentos com validade legal, tais como recibos verdes ou recibos de acto isolado.
De cada vez que for enviado um pedido de reembolso deve ser anexado um relatório intercalar justificando os gastos em questão. Esse relatório deve ser acompanhado de fotocópias dos documentos de despesa devidamente carimbados (servem facturas, desde que depois nos sejam também enviados os respectivos recibos no prazo de 20 dias úteis após a transferência da verba).
A Ciência Viva verifica o Pedido de Pagamento e solicita a disponibilização de verba junto do POCI. Devido à demora deste procedimento, sugerimos que seja negociado com os fornecedores o pagamento a, pelo menos, 60 dias.
Assim que a Ciência Viva recebe a verba procede à transferência bancária para a conta do projecto, desde que as declarações de inexistência de dívidas estejam actualizadas.
Os Pedidos de Pagamento podem ser feitos em duas modalidades:
- Certificação de despesas a título de Adiantamento - Pagamento contra factura: apresentação de documentos de despesa (ex. facturas) ainda não liquidados pelo destinatário final ou que para as quais ainda não tenham sido emitidos recibos.
A entidade dispõe de 20 dias úteis, contados a partir do dia seguinte à data de emissão do pagamento pela Ciência Viva, para apresentar os respectivos documentos de quitação (Despacho nº14381/01 do Gabinete da Ministra do Ministério do Planeamento de 10/07/2001).
- Certificação de despesas a título de Reembolso - Reembolso de despesa: com base em facturas e respectivos recibos e/ou vendas a dinheiro. A Ciência Viva irá proceder, caso não existam irregularidades, ao reembolso do valor total apresentado.
Caso seja apresentado um pedido de pagamento apenas com facturas (adiantamento) não poderão ser apresentados novos pedidos de pagamento sem que antes sejam apresentados os recibos correspondentes às facturas apresentadas.
Aquando da Apresentação do último Pedido de Pagamento poderá ser retido um Saldo Final de 5% do total de documentos de despesa apresentados, se não for apresentado e aprovado simultaneamente o Relatório Final de Actividades. O Saldo Final será transferido apenas após a análise e aprovação deste último Relatório.
Projectos da Região LVT
Relatório intercalar/final e respectivo pedido de pagamento
Projectos outras regiões
Relatório intercalar/final e respectivo pedido de pagamento
Mensagem para a Ciência Viva
Indique sempre o código e o título do seu projecto.
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