Um Pedido de Pagamento é a forma da entidade ser reembolsada ou pedir um adiantamento para despesas até aí realizadas no âmbito do projecto. Estes pedidos devem conter:
1 - Um relatório intercalar/final justificando todas as despesas que estão a ser enviadas, de acordo com o modelo disponibilizado no link ‘Formulário para Pedido de Pagamento e respectivo Relatório Intercalar/Final’ abaixo
O Relatório Intercalar/Final contempla um Relatório de Progresso de Actividades (ponto 6 do modelo disponível) que deve ser complementado com:
- um Relatório Intercalar de Actividades, sempre que possível em formato digital.
- no caso de ser o último Pedido de Pagamento, o relatório de actividades será um Relatório Final mais detalhado, que deverá também ser enviado em formato digital.
2 - Fotocópias autenticadas de todos os documentos de despesas que constam do relatório (os documentos de despesa devem ser legendados de modo a serem contextualizados nas actividades); fotocópias autenticadas dos extractos bancários da conta específica FEDER; extractos contabilísticos, comprovativos da correcta contabilização de todos os documentos de despesa imputados ao projecto.
Se aplicável, enviar também todo o processo inerente em termos de procedimentos de contratação (consultas, actas de abertura de propostas, relatórios de avaliação, adjudicações) e respectiva Ficha de Verificação de Procedimentos de Contratação.
Projectos Financiados sem componente FEDER (Região LVT)
Para efectuar o Pedido de Pagamento devem ser adoptados os seguintes procedimentos:
1- Carimbar e preencher os originais de todos os documentos de despesa (facturas, recibos e vendas-a-dinheiro);
Todos os documentos de despesa devem ter o carimbo aposto na parte da frente do documento, mesmo que este seja de dimensão reduzida, de forma a inutilizá-lo sem o tornar ilegível.
A informação relativa à Medida tem de ficar na área útil do documento, mesmo que o resto do carimbo fique fora.
Se colocar vários documentos numa mesma folha A4, todos os documentos devem apresentar o carimbo individualmente.
- A produção do carimbo é da responsabilidade da entidade.
2- Fotocopiar os documentos de despesa, depois de devidamente carimbados (só as fotocópias dos originais carimbados são elegíveis)
3- Autenticar essas fotocópias com o carimbo ou selo branco da entidade proponente; (Se colocar vários documentos de despesa numa mesma folha A4 basta uma autenticação na folha A4)
4- Enviar as fotocópias autenticadas juntamente com o relatório intercalar/final para a Ciência Viva.
Os documentos originais permanecem na entidade proponente para eventuais acções de auditoria e fiscalização promovidas pela Ciência Viva ou outras entidades competentes.
Cabe à entidade proponente verificar a elegibilidade das despesas realizadas no âmbito do projecto, que apenas podem ser justificadas através de factura ou documento equivalente e respectivo recibo. Têm de ser cumpridos todos os imperativos fiscais e normativos legais que se aplicam a cada documento de despesa, sob pena de as mesmas não serem aceites pelos nossos serviços.
A Ciência Viva verifica o Pedido de Pagamento e solicita a disponibilização de verba junto do POCI. Devido à demora deste procedimento, sugerimos que seja negociado com os fornecedores o pagamento a, pelo menos, 60 dias.
Assim que a Ciência Viva recebe a verba procede à transferência bancária para a conta do projecto, desde que as declarações de inexistência de dívidas estejam actualizadas.
- Certificação a título de adiantamento - Pagamento contra factura: apresentação de documentos de despesa (ex. facturas) ainda não liquidados pelo destinatário final ou que para as quais ainda não tenham sido emitidos recibos.
A entidade dispõe de 20 dias úteis, contados a partir do dia seguinte à data de emissão do pagamento pela Ciência Viva, para apresentar os respectivos documentos de quitação (Despacho nº14381/01 do Gabinete da Ministra do Ministério do Planeamento de 10/07/2001).
- Certificação de despesas a título de reembolso - Reembolso de despesa: com base em facturas e respectivos recibos e/ou vendas a dinheiro. A Ciência Viva irá proceder, caso não existam irregularidades, ao reembolso do valor total apresentado.
Caso seja apresentado um pedido de pagamento apenas com facturas (adiantamento) não poderão ser apresentados novos pedidos de pagamento sem que antes sejam apresentados os recibos correspondentes às facturas apresentadas.
Se a entidade pretender apresentar despesas para certificação nas duas modalidades – adiantamento e reembolso – tem de fazer dois Pedidos de Pagamento distintos.
Aquando da apresentação do último Pedido de Pagamento será retido um Saldo Final de 5% do total de documentos de despesa apresentados para reembolso, se não for apresentado e aprovado simultaneamente o Relatório Final de Actividades. O Saldo Final será transferido apenas após a análise e aprovação deste último Relatório.
Se o último Pedido de Pagamento for a Título de Adiantamento, será retido 5% do total de documentos até à apresentação dos respectivos documentos de quitação ( recibos, extractos bancários).
