A data final de cada projecto está inscrita no Contrato. Todos os documentos de despesa (facturas e recibos verdes) têm de ter datas dentro do período de execução do projecto aprovado, tendo também de ser realizadas todas as actividades constantes na Memória Descritiva. Os pagamentos a fornecedores e recibos podem ter datas posteriores à data final do projecto.
A entidade proponente e/ou coordenador, deve enviar regularmente para a Ciência Viva os materiais de divulgação, informação atempada para divulgação das actividades a realizar, fotos das actividades e toda a informação importante para o acompanhamento do desenvolvimento do projecto, sempre que possível em formato digital.
